第五节会计账簿
一会计账簿概述
会计账簿是指由一定格式账页组成的以经过审核的会计凭证为依据全面系
统连续地记录各项经济业务的簿籍设置和登记账簿是编制会计报表的基础是连
接会计凭证与会计报表的中间环节在会计核算中具有重要意义各单位应当按照国家
统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿
一会计账簿与账户的关系
账户存在于账簿之中账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体没有账簿
账户就无法存在账簿序时分类地记载经济业务是在个别账户中完成的因此账
簿只是一个外在形式账户才是它的真实内容账簿与账户的关系是形式和内容的
关系
二会计账簿的分类
按用途分类
序时账簿序时账簿又称日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺
序逐日逐笔进行登记的账簿在我国大多数单位一般只设现金日记账和银行存款日
记账
分类账簿分类账簿是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置
的分类账户进行登记的账簿按照总分类账户分类登记经济业务事项的是总分类账簿
简称总账按照明细分类账户分类登记经济业务事项的是明细分类账簿简称明细账
分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据
备查账簿备查账簿简称备查簿是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账
簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿
按账页格式分类
两栏式账簿两栏式账簿是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿
三栏式账簿三栏式账簿是设有借方贷方和余额三个基本栏目的账簿各
种日记账总分类账以及资本债权债务明细账都可采用三栏式账簿
多栏式账簿多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若
干专栏的账簿收入费用明细账一般均采用这种格式的账簿
数量金额式账簿数量金额式账簿的借方贷方和余额三个栏目内都分设
数量单价和金额三小栏借以反映财产物资的实物数量和价值量原材料库存商
品产成品等明细账一般都采用数量金额式账簿
按外型特征分类
订本账订本账是启用之前就已将账页装订在一起并对账页进行了连续编
号的账簿这种账簿一般适用于总分类账现金日记账银行存款日记账
活页账活页账是在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起而是装在活页
账夹中当账簿登记完毕之后通常是一个会计年度结束之后才将账页予以装订
加具封面并给各账页连续编号各种明细分类账一般采用活页账形式
卡片账卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上严格说卡片账也是一种
活页账只不过它不是装在活页账夹中而是装在卡片箱内在我国单位一般只对固
定资产的核算采用卡片账形式
二会计账簿的内容启用与记账规则
一会计账簿的基本内容
封面主要标明账簿的名称
扉页主要列明科目索引账簿启用和经管人员一览表
账页是账簿用来记录经济业务事项的载体包括账户的名称登记账户的日
期栏凭证种类和号数栏摘要栏金额栏总页次分户页次等基本内容
二会计账簿的启用
启用会计账簿时应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称并在账簿扉页上附
启用表启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编定页数不得跳页缺号
使用活页式账页应当按账户顺序编号并须定期装订成册装订后再按实际使用的账
页顺序编定页码另加目录记明每个账户的名称和页次
三会计账簿的记账规则
登记会计账簿时应当将会计凭证日期编号业务内容摘要金额和其他有
关资料逐项记入账内做到数字准确摘要清楚登记及时字迹工整
登记完毕后要在记账凭证上签名或者盖章并注明已经登账的符号表示已
经记账
账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格不要写满格一般应占格距的
登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写不得使用圆珠笔银行的复写账簿
除外或者铅笔书写
下列情况可以用红色墨水记账
按照红字冲账的记账凭证冲销错误记录
在不设借贷等栏的多栏式账页中登记减少数
在三栏式账户的余额栏前如未印明余额方向的在余额栏内登记负数余额
根据国家统一的会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录
各种账簿应按页次顺序连续登记不得跳行隔页如果发生跳行隔页应
当将空行空页划线注销或者注明此行空白此页空白字样并由记账人员
签名或者盖章
凡需要结出余额的账户结出余额后应当在借或贷等栏内写明借或
者贷等字样没有余额的账户应在借或贷栏内写平字并在余额
栏用表示
每一账页登记完毕结转下页时应当结出本页合计数及余额写在本页最后一
行和下页第一行有关栏内并在摘要栏内注明过次页和承前页字样也可以
将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内并在摘要栏内注明承前页字样
对需要结计本月发生额的账户结计过次页的本页合计数应当为自本月初起
至本页末止的发生额合计数对需要结计本年累计发生额的账户结计过次页的
本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数对既不需要结计本月发生额也不需要
结计本年累计发生额的账户可以只将每页末的余额结转次页
三会计账簿的格式和登记方法
一日记账的格式和登记方法
现金日记账的格式和登记方法
现金日记账的格式现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入支
出和结存情况的账簿其格式有三栏式和多栏式两种无论采用三栏式还是多栏式现金
日记账都必须使用订本账
现金日记账的登记方法现金日记账由出纳人员根据同现金收付有关的记账
凭证按时间顺序逐日逐笔进行登记并根据上日余额本日收入本日支出本
日余额的公式逐日结出现金余额与库存现金实存数核对以检查每日现金收付
是否有误
借贷方分设的多栏式现金日记账的登记方法是先根据有关现金收入业务的记账凭
证登记现金收入日记账根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账每日
营业终了根据现金支出日记账结计的支出合计数一笔转入现金收入日记账的支
出合计栏中并结出当日余额
银行存款日记账的格式和登记方法
银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入支出和结余情况的账簿银行
存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置每个银行账户设置一本日记账
银行存款日记账的格式和登记方法与现金日记账相同
二总分类账的格式和登记方法
总分类账的格式
总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿总分类账最常用
的格式为三栏式设置借方贷方和余额三个基本金额栏目
总分类账的登记方法
总分类账可以根据记账凭证逐笔登记也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记
账凭证等登记
三明细分类账的格式和登记方法
明细分类账的格式
明细分类账是根据二级账户或明细账户开设账页分类连续地登记经济业务以提
供明细核算资料的账簿其格式有三栏式多栏式数量金额式和横线登记式或称
平行式等多种
三栏式明细分类账三栏式明细分类账是设有借方贷方和余额三个栏目
用以分类核算各项经济业务提供详细核算资料的账簿其格式与三栏式总账格式相
同适用于只进行金额核算的账户
多栏式明细分类账多栏式明细分类账是将属于同一个总账科目的各个明细
科目合并在一张账页上进行登记适用于成本费用类科目的明细核算
数量金额式明细分类账数量金额式明细分类账其借方收入贷方发
出和余额结存都分别设有数量单价和金额三个专栏适用于既要进行金额核
算又要进行数量核算的账户
横线登记式明细分类账横线登记式明细分类账是采用横线登记即将每一
相关的业务登记在一行从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的
进展情况适用于登记材料采购业务应收票据和一次性备用金业务
明细分类账的登记方法
不同类型经济业务的明细分类账可根据管理需要依据记账凭证原始凭证或汇
总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记固定资产债权债务等明细账应逐日逐笔登
记库存商品原材料产成品收发明细账以及收入费用明细账可以逐笔登记也可
定期汇总登记
四对账
一账证核对
账证核对是指核对会计账簿记录与原始凭证记账凭证的时间凭证字号内容
金额是否一致记账方向是否相符
二账账核对
账账核对是指核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符包括
总分类账簿有关账户的余额核对
总分类账簿与所属明细分类账簿核对
总分类账簿与序时账簿核对
明细分类账簿之间的核对
三账实核对
账实核对是指各项财产物资债权债务等账面余额与实有数额之间的核对包括
现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符
银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符
各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符
有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符
五错账更正方法
账簿记录发生错误不准涂改挖补刮擦或者用药水消除字迹不准重新抄写
必须按下列方法更正
一划线更正法
在结账前发现账簿记录有文字或数字错误而记账凭证没有错误采用划线更正
法更正时可在错误的文字或数字上划一条红线在红线的上方填写正确的文字或数
字并由记账及相关人员在更正处盖章对于错误的数字应全部划红线更正不得只
更正其中的错误数字对于文字错误可只划去错误的部分
二红字更正法
记账后在当年内发现记账凭证所记的会计科目错误或者会计科目无误而所记金额
大于应记金额从而引起记账错误采用红字更正法更正方法是记账凭证会计科目
错误时用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证以示注销原记账凭证然
后用蓝字填写一张正确的记账凭证并据以记账记账凭证会计科目无误而所记金额大
于应记金额时按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借应贷科目完全相同的
记账凭证以冲销多记的金额并据以记账
三补充登记法
记账后发现记账凭证填写的会计科目无误只是所记金额小于应记金额时采用补
充登记法更正方法是按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借应贷科目完
全相同的记账凭证以补充少记的金额并据以记账
六结账
一结账的程序
将本期发生的经济业务事项全部登记入账并保证其正确性
根据权责发生制的要求调整有关账项合理确定本期应计的收入和应计的
费用
将损益类科目转入本年利润科目结平所有损益类科目
结算出资产负债和所有者权益科目的本期发生额和余额并结转下期
二结账的方法
对不需按月结计本期发生额的账户每次记账以后都要随时结出余额每月
最后一笔余额即为月末余额月末结账时只需要在最后一笔经济业务事项记录之下通
栏划单红线不需要再结计一次余额
现金银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入费用等明细账每月结
账时要结出本月发生额和余额在摘要栏内注明本月合计字样并在下面通栏
划单红线
需要结计本年累计发生额的某些明细账户每月结账时应在本月合计行
下结出自年初起至本月末止的累计发生额登记在月份发生额下面在摘要栏内注明
本年累计字样并在下面通栏划单红线月末的本年累计就是全年累计发
生额全年累计发生额下通栏划双红线
总账账户平时只需结出月末余额年终结账时将所有总账账户结出全年发生
额和年末余额在摘要栏内注明本年合计字样并在合计数下通栏划双红线
年度终了结账时有余额的账户要将其余额结转下年并在摘要栏注明结
转下年字样在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的
余额并在摘要栏注明上年结转字样
七会计账簿的更换与保管
一会计账簿的更换
会计账簿的更换通常在新会计年度建账时进行总账日记账和多数明细账应每年
更换一次备查账簿可以连续使用
二会计账簿的保管
年度终了各种账户在结转下年建立新账后一般都要把旧账送交总账会计集中
统一管理会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年期满之后由财务会计部门编
造清册移交本单位的档案部门保管
第六节账务处理程序
一账务处理程序及其种类
账务处理程序也称会计核算组织程序或会计核算形式是指会计凭证会计账
簿会计报表相结合的方式包括会计凭证和账簿的种类格式会计凭证与账簿之间
的联系方法由原始凭证到编制记账凭证登记明细分类账和总分类账编制会计报表
的工作程序和方法等科学合理地选择适用于本单位的账务处理程序对于有效地组织
会计核算具有重要意义
常用的账务处理程序主要有记账凭证账务处理程序汇总记账凭证账务处理程序和
科目汇总表账务处理程序
二不同种类账务处理程序的内容
一记账凭证账务处理程序
记账凭证账务处理程序是指对发生的经济业务事项都要根据原始凭证或汇总原始
凭证编制记账凭证然后直接根据记账凭证逐笔登记总分类账的一种账务处理程序它
是基本的账务处理程序其一般程序是
根据原始凭证编制汇总原始凭证
根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证
根据收款凭证付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账
根据原始凭证汇总原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账
根据记账凭证逐笔登记总分类账
期末现金日记账银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余
额核对相符
期末根据总分类账和明细分类账的记录编制会计报表
记账凭证账务处理程序简单明了易于理解总分类账可以较详细地反映经济业务
的发生情况其缺点是登记总分类账的工作量较大适用于规模较小经济业务量较
少的单位
二汇总记账凭证账务处理程序
汇总记账凭证账务处理程序是根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证定期根
据记账凭证分类编制汇总收款凭证汇总付款凭证和汇总转账凭证再根据汇总记账凭
证登记总分类账的一种账务处理程序其一般程序是
根据原始凭证编制汇总原始凭证
根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证
根据收款凭证付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账
根据原始凭证汇总原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账
根据各种记账凭证编制有关汇总记账凭证
根据各种汇总记账凭证登记总分类账
期末现金日记账银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余
额核对相符
期末根据总分类账和明细分类账的记录编制会计报表
汇总记账凭证账务处理程序减轻了登记总分类账的工作量便于了解账户之间的对
应关系其缺点是按每一贷方科目编制汇总转账凭证不利于会计核算的日常分工
当转账凭证较多时编制汇总转账凭证的工作量较大适用于规模较大经济业务较多
的单位
三科目汇总表账务处理程序
科目汇总表账务处理程序又称记账凭证汇总表账务处理程序它是根据记账凭证定
期编制科目汇总表再根据科目汇总表登记总分类账的一种账务处理程序其一般程
序是
根据原始凭证编制汇总原始凭证
根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证
根据收款凭证付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账
根据原始凭证汇总原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账
根据各种记账凭证编制科目汇总表
根据科目汇总表登记总分类账
期末现金日记账银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余
额核对相符
期末根据总分类账和明细分类账的记录编制会计报表
科目汇总表账务处理程序减轻了登记总分类账的工作量并可做到试算平衡简明
易懂方便易学其缺点是科目汇总表不能反映账户对应关系不便于查对账目它
适用于经济业务较多的单位
第七节会计电算化
一会计电算化的内容
一开展会计电算化的意义
会计电算化是会计工作的发展方向各级领导都应当重视这一工作
开展会计电算化工作是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段
和有效措施
二实施会计电算化的要求
各单位负责人或总会计师应当亲自组织领导会计电算化工作主持拟定本单位
会计电算化工作规划协调单位内各部门共同搞好会计电算化工作
各单位开展会计电算化工作可根据本单位具体情况按照循序渐进逐步提
高的原则进行
各单位要积极支持和组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训
逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能
会计电算化工作应当讲求成本效益原则
会计电算化工作取得一定成果的单位要研究并逐步开展其他管理工作电算化
或与其他管理信息系统联网工作逐步建立以会计电算化为核心的单位计算机管理信息
系统
二实施会计电算化对软硬件的要求
一软件要求
会计核算软件设计应当符合我国法律法规规章和国家统一的会计制度的规
定保证会计资料真实完整提高会计工作效率
配备会计软件是会计电算化的基础工作选择会计软件的好坏对会计电算化的
成败起着关键性的作用配备会计软件主要有选择通用会计软件定点开发会计软件
通用与定点开发会计软件相结合三种方式各单位应根据实际需要和自身的技术力量选
择配备会计软件的方式
配备的会计软件应达到财政部会计核算软件基本功能规范的要求满足本
单位的实际工作需要
二硬件要求
由于财务会计部门处理的数据量大数据结构复杂处理方法要求严格和安全性要
求高各单位用于会计电算化工作的电子计算机设备应由财务会计部门管理硬件设
备比较多的单位财务会计部门可单独设立计算机室
三替代手工记账
一替代手工记账的单位应具备的条件
配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备
配备了相应的会计电算化工作人员
建立了严格的内部管理制度
二替代手工记账应注意的问题
采用电子计算机打印输出书面会计凭证账簿报表的应当符合国家统一会
计制度的要求采用中文或中外文对照字迹清晰作为会计档案保存保存期限按
会计档案管理办法的规定执行
在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下总分
类账可以从这些数据中产生因此可以用总分类账户本期发生额及余额对照表替
代当期总分类账
现金日记账和银行存款日记账的打印由于受到打印机条件的限制可采用计
算机打印输出的活页账页装订成册要求每天登记并打印每天业务较少不能满页打
印的可按旬打印输出
在保证凭证账簿清晰的条件下计算机打印输出的凭证账簿中表格线可适
当减少
三实现替代手工记账后应注意的问题
替代手工记账后各单位应做到当天发生业务当天登记入账期末及时结账并打
印输出会计报表要灵活运用计算机对数据进行综合分析定期或不定期地向单位领导
报告主要财务指标和分析结果
四建立会计电算化内部管理制度
一电算化会计岗位和工作职责的划分
电算化主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作要求具备会计和计
算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验电算化主管可由会计主管兼任采
用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位应设立此岗位
软件操作负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据输出记账凭证会计账
簿报表和进行部分会计数据处理工作要求具备会计软件操作知识达到会计电算化
初级知识培训的水平各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的
工作
审核记账负责对输入计算机的会计数据记账凭证和原始凭证等进行审核
操作会计软件登记机内账簿对打印输出的账簿报表进行确认此岗要求具备会计和
计算机知识达到会计电算化初级知识培训的水平可由主管会计兼任
电算化维护负责保证计算机硬件软件的正常运行管理机内会计数据此
岗要求具备计算机和会计知识经过会计电算化中级知识培训采用大型小型计算机
和计算机网络会计软件的单位应设立此岗位此岗在大中型企业中应由专职人员
担任
电算化审查负责监督计算机及会计软件系统的运行防止利用计算机进行舞
弊要求具备会计和计算机知识达到会计电算化中级知识培训的水平此岗可由会计
稽核人员兼任采用大型小型计算机和大型会计软件的单位可设立此岗位
数据分析负责对计算机内的会计数据进行分析要求具备计算机和会计知识
达到会计电算化中级知识培训的水平采用大型小型计算机和计算机网络会计软件的
单位可设立此岗位由主管会计兼任
二建立会计电算化操作管理制度
明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限对操作密码要严格
管理指定专人定期更换密码杜绝未经授权人员操作会计软件
预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿
操作人员离开机房前应执行相应命令退出会计软件
根据本单位实际情况由专人保存必要的上机操作记录记录操作人操作时
间操作内容故障情况等内容
三建立计算机硬件软件和数据管理制度
保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件要经常对
有关设备进行保养保持机房和设备的整洁防止意外事故的发生
确保会计数据和会计软件的安全保密防止对数据和软件的非法修改和删除
对磁性介质存放的数据要保存双备份
对正在使用的会计核算软件进行修改对通用会计软件进行升版和计算机硬件
设备进行更换等工作要有一定的审批手续在软件修改升版和硬件更换过程中要
保证实际会计数据的连续和安全并由有关人员进行监督
健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施保证会计数据的完
整性
健全必要的防治计算机病毒的措施
四建立电算化会计档案管理制度
电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介质或光
盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据会计数据是指记账凭
证会计账簿会计报表包括报表格式和计算公式等数据
电算化会计档案管理是重要的会计基础工作要严格按照财政部有关规定的要
求对会计档案进行管理由专人负责
对电算化会计档案管理要做好防磁防火防潮和防尘工作重要会计档案应
准备双份存放在两个不同的地点
采用磁性介质保存会计档案要定期进行检查定期进行复制防止由于磁性
介质损坏而使会计档案丢失
通用会计软件定点开发会计软件通用与定点开发相结合会计软件的全套文
档资料以及会计软件程序视同会计档案保管保管期截止该软件停止使用或有重大更
改之后的五年.